Ein digitaler Prozess ist noch kein besserer Prozess

Ein Papierformular durch ein digitales Formular zu ersetzen, ist erst einmal genau das: einfach nur digital.

Ist der Prozess dadurch direkt besser geworden? Gute Frage.

Denken wir an Monteur:innen auf einer Baustelle. Früher wurden Angaben auf Papier notiert. Später wurden sie im Büro übertragen. Heute wird das alles mit einer App gemacht.

Fürs Büro ist das offensichtlich deutlich besser: die Daten liegen direkt digital vor, können verarbeitet, geprüft und weitergegeben werden.

Für Monteur:innen kann die gleiche Veränderung aber erst einmal schlechter sein. Smartphone auf der Baustelle herausholen, kleiner Bildschirm, Handschuhe an und aus, durch Eingabemasken klicken.

Wenn eine solche Anwendung deshalb ungern benutzt wird, haben wir zwar einen Teil des Prozesses optimiert. Womöglich leider auf Kosten eines anderen.

In der Digitalisierungs-Umfrage 2026 der IHK für München und Oberbayern nennen Unternehmen vor allem Komplexität (62 %), Zeit (61 %) und Kosten (37 %) als Herausforderungen bei der Digitalisierung. Akzeptanz ist ein Teil des Problems (48% bei großen Unternehmen und 32% bei kleineren).

In jedem Fall sollten wir genau drauf schauen, was wir eigentlich digitalisieren.

Deshalb würde ich vor der Frage

Wie digitalisieren wir diesen Prozess?

erst einmal einen Schritt zurückgehen:

Warum gibt es diesen Prozess überhaupt in dieser Form?

• Welche Informationen brauchen wir wirklich?
• Welche liegen bereits an anderer Stelle vor?
• Was lässt sich automatisch erfassen?
• Welche Schritte können entfallen?
• Was müssen Menschen aus regulatorischen oder fachlichen Gründen tatsächlich noch selbst erledigen?
• Und welches Ziel wollen überhaupt wir damit erreichen?

Dieser Schritt klingt banal, kann aber an mehreren Stellen gleichzeitig ansetzen.

Ein einfacherer Prozess ist für die Beteiligten leichter zu verstehen und zu benutzen. Weniger Schritte, Sonderfälle und Eingaben bedeuten aber auch weniger Anforderungen an die Software. Im besten Fall müssen Funktionen gar nicht erst entwickelt, Schnittstellen nicht gebaut und Sonderfälle nicht über Jahre gewartet werden.

Hier lohnt es sich, über die gesamte Prozess-Kette hinweg zu schauen, ob sogar Teil-Prozesse entfallen könnten. Das sorgt für weniger Komplexität & (Entwicklungs-)Kosten.

Das senkt nicht notwendigerweise jede technische Komplexität. Bestehende Systeme, Datenschutz, Regulierung und notwendige Integrationen verschwinden dadurch nicht.

Aber wir vermeiden zumindest, einen bereits komplizierten Prozess mit Software dauerhaft festzuschreiben.

Vielleicht sollte die erste Frage bei einem Digitalisierungs-Projekt deshalb nicht sein, welche Software wir brauchen.

Sondern welchen Prozess wir danach haben wollen, den alle Beteiligten mittragen.